Dokumen biasanya disimpan secara manual di lemari, box arsip, komputer pribadi, atau folder yang tidak terstruktur.

Dampak:
Membutuhkan waktu lama mencari dokumen
Menghambat pekerjaan operasional
Menurunkan produktivitas karyawan

Approval masih menggunakan Kertas,Email manual,Atau tanda tangan fisik.

Dampak:
Proses bisnis menjadi lambat
Sulit memonitor status approval

Dokumen pendukung audit sering Tidak lengkap,Sulit ditemukan,Atau tidak terdokumentasi dengan baik.

Dampak:
Menghambat proses audit
Risiko temuan audit lebih besar

Tanpa sistem tracking dan monitoring, dokumen sering Salah penempatan, Hilang,Tertukar, Atau tidak diketahui keberadaannya.

Dampak:
Risiko kehilangan data penting
Potensi masalah hukum dan audit

Penginputan dan pencatatan manual sering menyebabkan Salah input data,Dokumen duplicate,Metadata tidak konsisten.

Dampak:
Data tidak akurat
Sulit melakukan validasi

Dokumen hanya tersedia dalam bentuk fisik atau tersimpan lokal.

Dampak:
Risiko kehilangan permanen akibat:
Kebakaran,
Banjir,
Kerusakan perangkat,
Virus/ransomware.

Perusahaan sulit mengetahui Siapa yang meminjam dokumen,Kapan dipinjam,Dan kapan harus dikembalikan.

Dampak:
Dokumen sering tidak kembali
Sulit melakukan kontrol arsip

Setiap departemen menyimpan dokumen dengan cara berbeda.

Dampak:
Struktur arsip tidak seragam
Sulit dilakukan pencarian dan audit

Dokumen tersebar di banyak lokasi dan sistem berbeda.

Dampak:
Data tidak sinkron
Proses kerja tidak efisien

Dokumen terus bertambah tanpa sistem pengelolaan yang baik.

Dampak:
Membutuhkan ruang penyimpanan besar
Area kantor menjadi tidak efisien
Biaya penyimpanan meningkat

Dokumen penting dapat diakses siapa saja tanpa kontrol.

Dampak:
Risiko kebocoran data
Dokumen rahasia tidak terlindungi

Ketika jumlah dokumen meningkat, pengelolaan manual menjadi tidak efektif.

Dampak:
Arsip tidak terkontrol
Retrieval semakin lambat