Document Management System, Terobosan untuk Kelola Dokumen di Era Digital

Berbicara mengenai perusahaan, pastilah tidak pernah lepas dari yang namanya dokumen. Bila satu dokumen penting hilang, pusinglah semuanya. Jadi memang Document Management System itu amat penting.

Sebuah perusahaan terbentuk dalam proses panjang. Tidak serta merta langsung sukses seperti yang dilihat sekarang. Tentu ada banyak kisah unik di baliknya. Bahkan di dalam dokumen lama semua masih terekam. Tidaklah merasa sayang bila jejak itu hilang?

Kesuksesan memang menyilaukan. Membuat diri Anda bangga karena berhasil mencapai dulu yang diidam-idamkan. Tetapi, kisah di balik kesuksesan itu tampak jauh lebih menenangkan. Bila harus mengingat, pasti Anda akan dibuat terharu karenanya.

Mengapa jejak-jejak yang masih ada dibuat versi digitalnya? Dokumen fisik bisa hilang. Entah karena bencana alam atau terbawa angin lalu terbang. Tetapi kenangan itu tetap ada. Bila jejaknya masih bisa dilacak, tentu menyenangkan bukan?

Anda bisa mengaca kembali pada awal pembentukan perusahaan dulu. Ketika omset belum seberapa. Bahkan ketika pendapatan masih minus karena baru satu dua bulan berdiri. Ini sangat menyenangkan.

Eits, tidak sekadar menyenangkan. Ketika nanti perusahaan Anda sudah sangat besar, jejak ini penting sekali untuk dibagi. Anda bisa menginspirasi banyak orang bahwa perusahaan itu semua sama, sama-sama berangkat dari nol.

Selain sebagai langkah mengatur dokumen dengan lebih baik, ternyata sistem ini bisa membantu me-recall kenangan lama. Fix, Anda harus terapkan sistem ini pada perusahaan Anda. Supaya kondisi perusahaan lebih sehat dari sebelumnya.

Mengapa Harus Gunakan Document Management System?

sebagai Document Management System, Terobosan untuk Kelola Dokumen di Era Digital

Mengapa sih harus mengubah dokumen menjadi versi digital? Bukankah ini menyusahkan? Terlebih untuk dokumen lama yang sudah tersimpan dan tertumpuk di bagian referensi. Butuh waktu banyak pula untuk mengaturnya. Mengapa?

Ingat, sebuah perusahaan baik itu pasti memiliki rekam dokumen yang lengkap. Semua harus ditata dengan rapi sehingga ketika suatu saat dibutuhkan maka bisa dicari dengan cepat. Bayangkan bila dokumen itu berada di tumpukan rak paling bawah?

Sudah letaknya paling bawah, eh sudah mulai dimakan rayap pula. Duh! Bila semua dokumen begini kondisinya, apa kabarnya bila suatu saat Anda mengalami masalah lama yang membuat Anda harus membuka dokumen lama? Merepotkan bukan!

Jadi sudah saatnya beralih kepada yang digital. Termasuk dalam manajemen dokumen. Untuk dokumen lama, cobalah untuk merekam semuanya menjadi bentuk digital. Ini memang membutuhkan waktu cukup banyak.

Bentuk tim khusus untuk melakukan tugas merekam dokumen lama. Sedangkan untuk dokumen baru, pastikan agar semua dibuat versi digital. Pun ketika sedang melakukan rapat, tidak perlu lagi dicetak.

Biarkan semua orang memanfaatkan gadget yang mereka punya. Bisa berupa smartphone, laptop, hingga tablet. Semua bisa dimanfaatkan kok untuk sekadar membaca dokumen yang tengah dibahas. Tidak harus dicetak.

Wah, bila Anda bisa menerapkan hal seperti ini, rapat akan menjadi lebih menyenangkan. Semua data bahkan bisa diakses sekaligus karena dokumen bisa dicari melalui sistem.

Kelebihan Menggunakan Document Management System

Penggunaan sistem manajemen ini sudah mulai marak. Ketika perkembangan teknologi ini tidak bisa lagi dibendung, maka semenjak itu perusahaan mulai beralih. Ditepiskan semua hal serba manual dan mulai beralih ke digital.

Bahkan untuk perusahaan media cetak di jakarta sekali pun sekarang sudah bergeser ke ranah digital. Ini artinya, untuk perusahaan non media, harusnya lebih bisa mengarah ke digital. Karena ada banyak sekali kelebihan yang bisa Anda dapatkan.

Lantas apa saja yang bisa didapatkan ketika menggunakan sistem ini? Simak ulasannya di bawah ini:

1. Mengurangi Gudang Fisik

Di perusahaan besar, pasti ada tempat penyimpanan khusus untuk meletakkan berbagai dokumen penting. Pasti ada! Karena dokumen harus diletakkan terpusat agar lebih mudah ketika melacaknya.

Membuat satu ruangan khusus untuk dokumen pastilah membutuhkan biaya. Belum lagi perawatannya. Nah, mengapa tidak dibuat versi digitalnya saja? Sehingga ruangan itu bisa digunakan pada hal yang lebih produktif.

Ketika semua data sudah terkonversi menjadi digital, maka gudang penyimpanan tidak lagi diperlukan. Ucapkan selamat tinggal pada gudang!

• Biaya Lebih Rendah

Anda tidak harus membeli kertas dalam jumlah berpuluh rim untuk mencetak dokumen. Tidak! Tidak lagi perlu. Karena apa? Sebab semua dokumen sudah masuk ke dalam sistem. Dan sangat mudah untuk dilacak.

Mau menggunakan dokumen fisik maupun digital sebenarnya sama-sama mengeluarkan biaya. Tetapi, untuk versi digital, pastinya akan lebih hemat. Pun bisa diakses dengan perangkat apapun.

Jadi bila Anda ingin pengelolaan dokumen menjadi lebih hemat, maka beralih ke arah digital adalah pilihan mutlak. Tidak boleh tidak dilakukan.

• Lebih Efisien

Ketika hendak mengambil keputusan, Anda perlu strategi yang mantap. Ini sangat penting karena Anda harus mengambil keputusan dengan tepat. Lantas bagaimana bila dokumen yang dimaksud tersembunyi dibagian tertentu?

Bagaimana cara mencarinya? Dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menemukan dokumen itu? Bila dicari dengan cara manual, maka ini sebuah langkah yang kurang efisien.

Karena mencari dokumen yang diatur secara digital itu lebih cepat, maka tidak ada pilihan selain menggunakan cara ini. Dengan begitu, pengambilan keputusan apapun bisa lebih cepat.

• Hemat Waktu

Mau mencari dokumen dengan cepat? Menggunakan sistem manajemen ini adalah pilihan tepat. Anda bisa menemukan dokumen yang Anda cari dalam waktu beberapa detik saja. Ajaib bukan?

Bayangkan bila Anda harus mencari satu per satu. Itu pun kalau dokumen sudah bisa diidentifikasi, bagaimana kalau belum? Tidak terbayang berapa banyak waktu harus terbuang demi melakukan hal ini.

Maka dengan menggunakan sistem digital, Anda bisa dengan tepat menemukan dokumen yang dicari.

• Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

Di dalam klinik maupun rumah sakit, peran dokumen amatlah penting. Rekam medis pasien saat ini masih sering ditemui dalam bentuk manual.  Ketika ada pasien lama datang, petugas harus mengobrak-abrik penyimpanan untuk menemukan rekam medis dari pasien tadi.

Ini sangat merepotkan sekali bila skala rumah sakit sudah cukup besar. Apalagi bila pasien dari rumah sakit itu membludak. Nah, menggunakan sistem dokumen digital sangat penting untuk diterapkan.

Termasuk untuk instansi publik juga. Semua data dari penduduk harus direkam semua. Sehingga bila mereka datang dengan keperluan, mereka tidak akan menunggu terlalu lama karena petugas sedang sibuk mencari dokumen.

Dengan mengetikkan satu kata kunci, maka dokumen yang dimaksud akan ditemukan. Jadi pelayanan pelanggan akan lebih baik dan perfoma instansi maupun perusahaan akan meningkat.

• Proses Update Lebih Mudah

Bila perusahaan sudah menggunakan sistem ini untuk mengatur dokumennya, apakah perlu melakukan update? Ternyata sangat perlu. Sistem ini tersambung dengan internet sehingga proses update pun sangat mudah.

Mengapa harus mengupdate sistem? Karena dengan update terbaru, maka disana tertera berbagai pembaharuan yang pastinya akan mempermudah pekerjaan. Dan jangan khawatir mengenai prosesnya, karena ini sangatlah mudah.

Bahkan tim IT di perusahaan Anda tidak akan kesulitan ketika melakukannya.

• Meningkatkan Produktivitas

Bagaimana sistem ini bisa membantu meningkatkan produktivitas? Nah, ketika semua aktivitas berjalan dengan lebih mudah dan cepat, pastilah tujuan akan cepat tercapai. Semua akan menjadi lebih cepat.

Bila semua terakses dengan baik, ini berarti produktivitas meningkat. Bila yang dituju adalah keuntungan, maka keuntungan akan cepat meningkat. Ini bisa Anda rasakan dalam beberapa bulan setelah menerapkan sendiri.

• Praktik Bisnis Ramah Lingkungan

Isu lingkungan semakin hari semakin gencar. Semua orang menggaungkan go green, tetapi sayangnya baru sedikit yang melakukan pergerakan. Nah, dengan menerapkan sistem ini, Anda satu langkah mendekat kepada praktik bisnis ramah lingkungan.

Anda tidak lagi membutuhkan banyak kertas. Anggaran untuk membeli kertas akan jauh berkurang. Dengan begitu, penebangan pohon pun akan jauh berkurang. Bayangkan bila semua perusahaan menerapkan sistem ini, pasti bumi akan kembali asri.

• Bisa Diakses Kapan pun dan Dimana Pun

Sistem ini memungkinkan untuk diakses berbagai pihak. Untuk kasus rumah sakit misalnya, rekam medis adalah dokumen paling penting. Ketika pasien datang, rekam medis harus ada di tangan dokter.

Dokumen ini menunjukkan riwayat dari penyakit pasien yang telah berobat di rumah sakit tersebut. Nah, sistem yang dibuat nanti memudahkan siapa pun untuk mengakses dokumen.

Petugas administrasi mampu mengaksesnya, lalu akses diberikan kepada dokter. Setelah itu, ketika pasien masuk, dokter bisa mengupdate rekam medis sesuai dengan hasil pemeriksaan.

Dan ini bisa diakses dimana pun tanpa harus selalu berada di rumah sakit. Karena sepanjang tersambung ke internet pasti bisa. Sebab sistem ini tidak menggunakan penyimpanan internal, melainkan cloud. Betapa mudahnya menerapkan sistem ini.

Ada segudang manfaat bisa Anda dapatkan bila menerapkan sistem ini. Sembilan keuntungan di atas bisa Anda dapatkan sekaligus tanpa mengeluarkan budget besar. Jadi tunggu apa lagi, segera terapkan document management system sekarang juga.  

SPESIFIKASI:

• Document Management Solution (DMS) are used by companies of all sizes to effectively manage large repositories of data and documents.
• Dengan mudah meng-capture informasi dari suatu dokumen atau narasumber lainnya
• Seluruh informasi tersentralisasi di dalam sebuah workspace / repositori
• Open API sehingga semua aplikasi dapat diintegrasikan
• Berbasis Web sehingga dapat diakses secara mobile tanpa perlu instalasi
  aplikasi client
• Multi bahasa Indonesia dan Inggris
• Microsoft Office Add-in
• Integrasi dengan Email, Antivirus, OCR, Barcode Recognizion
• Aplikasi dapat memembaca file hasil scan OCR (Optical Character Recongnition)
• Menentukan informasi lokasi fisik dokumen: Gedung, Ruangan, Lemari, Rak
• JRA: menentukan umur dokumen akan dimusnahkan dan akan mendapatkan alert reminder terhadap dokumen yang harus sudah dimusnahkan
• Drop Spot pilih folder yang Anda ingin upload ke MasterDMS tinggal Klik Drag
• Stamp/Signature digital terhadap file
• Workflow untuk proses bisnis
• Dapat terkoneksi dengan layanan Cloud Google Drive dan Dropbox
• Dapat mencari berdasarkan nama file, isi content, form,tag dan folder

COLABORATE :

• Support task manager & calendar untuk manajemen projek /perpanjangan dokumen
• Previsualisasi dokumen (Video & Audio)
• Version control untuk histori setiap perubahan pada dokumen
• Unggah & unduh dokumen secara massal menggunakan file ZIP
• Notifikasi melalui email
• Setiap user memiliki personal storage & recycle bin
• Forum, chat dan telekonferens untuk membahas dokumen atau projek
• Support Live edit dan share untuk kolaboras
• Workflow untuk review, approval, validasi
• Menyisipkan watermark dan catatan pada dokumen
• Dashboard bagi setiap user

CAPITALIZE :

• Search engine untuk dokumen berdasarkan content, keyword, tanggal, author
  & jenis
• Secara otomatis melakukan indeks terhadap setiap dokumen yang diupload
• Setiap dokumen dan folder dapat memiliki hak akses yang berbeda
• Setiap user dapat memiliki role yang berbeda
• Aktifitas log yang detail
• Integrasi melalui webservices, CMIS & Rest
• Memiliki task scheduler
• Dokumen link: dapat mengintergrasikan file satu dengan file yang lainya.

Dokumen alias: dokumen yang sama dan tidak perlu upload ulang ke dalam aplikasi

Anda tertaik ingin mengunakan aplikasi document management system di perusahaan ibu/bapak.

hub kami di 081908455523